Portefeuillehouder

L. Grijsen

Rapportagedatum

15 maart 2022

Het project betreft de doorontwikkeling van het concept De Nieuwe Keizer en de daarbij behorende organisatie en gemeentelijke pand ‘de Schouwburg, vml Filmhuis, Iris-kantoren en verhuur Kunstcircuit’ aan de Keizerstraat. Inzet is te komen tot een toekomstbestendig multifunctioneel cultuur- en zakelijk ontmoetingscentrum. Eén locatie, centraal gelegen in de Kien, tussen station en de binnenstad; geschikt voor cultuur-, educatie, horeca en zakelijke functies. Deze ambitie is op 13 april 2021 gepresenteerd door de directeur a.i. van de Deventer Schouwburg; Gabriel Oostvogel.   

Deze ontwikkeling, passend in de diverse pijlers van het gemeentelijk beleid, vergt diverse inspanningen. Inspanningen op het gebied van interne organisatie; verregaande samenwerking tussen culturele partners, onderwijs en bedrijfsleven, maar ook een forse verbouwing van de technisch sterk geïntegreerde gemeentelijke panden.
Het nieuwe concept; de bijpassende organisatie(vorm) en het aangepaste gebouw moeten voldoen aan de in de Cultuurvisie 2019 omschreven eisen op het gebied van de culturele programmering. Op deze manier blijft de bestaande subsidie ad. 1.8 miljoen per jaar gewaarborgd als inkomstenbron voor de sluitende exploitatie. Anderzijds moet er sprake zijn van een marktconforme huurprijs voor de huur van het te moderniseren en verduurzamen gebouw. Of en hoe het nieuwe concept en de nieuwe organisatie ‘De Nieuwe Keizer’ met een eenmalige extra onrendabele investering in het gebouw op termijn kan voldoen aan deze randvoorwaarden is de hamvraag die centraal staat in de verkenningsfase.  
Een geactualiseerd en breed gedragen nieuw concept gericht op diverse doelgroepen is hiervoor de eerste stap. De eerste ambities hiertoe zijn door de voormalige directeur a.i. opgeleverd in Q2 2021. In de Verkenningsfase gaat de nieuwe directeur DS / kwartiermaker DNK de verdere uitwerking van het concept, bijbehorende organisatie en een geactualiseerde businesscase uitwerken; gevolgd door de benodigde aanpassingen aan het gebouw.

Begin september 2021 heeft het college het voorstel aan de raad aangeboden met als beslispunten:  
- De initiatieffase af te ronden op basis van het informatiedocument
- Het college opdracht te geven de verkenningsfase te starten voor scenario 4: transformatie naar functieverbreding  

Beeldvormende sessie: 6-10-2021
Oordeelsvormende sessie: 27-10-2021
Besluitvorming hamerraad: 17-11-2021

In de Voorjaarsnota 2021 is een de volgende reservering opgenomen:  
2022: 120
2023: 3.920
2024: 200
2025: 100

Dit is als volgt tot stand gekomen:  
Op basis van de inzichten in Q2 2021 vraagt realisatie van De Nieuwe Keizer een totale investering van €10,6 miljoen, waarvan €8 miljoen stichtingskosten en €2,6 miljoen inrichting en theatertechniek. Van de investering wordt €4.2 miljoen, in overeenstemming met het initiatiefplan voor De Nieuwe Keizer (april 2021), binnen de bestaande exploitatie van het pand gedekt. Met name door verlenging van de afschrijvingstermijn van het gebouw van 2036 naar 2046 en het verlagen van de rente op bestaande leningen van 4% naar 2,2%. De investering in inrichting en theatertechniek van €2,6 miljoen wordt gedekt binnen de exploitatie van De Nieuwe Keizer. Voor deze investeringen wordt de gemeente verzocht een lening te verstrekken. In de lijn van het collegebesluit van 26-2-2019 (en Raadstafel 10-4-2019) kan in gemeentelijke financiering met een geldlening van de €2,6 miljoen worden voorzien.

Het resterende deel van de investering in de stichtingskosten, namelijk €3,8 miljoen is ongedekt. Hiervoor is een reservering gevraagd bij de VJN 2021. Naast de stichtingskosten is eenmalig €360.000 gevraagd vanuit de algemene middelen voor de projectorganisatie. Daarnaast zij aanloopkosten en aanloopverliezen op €400.000 geraamd (ook eenmalig uit de algemene middelen te dekken).   

Deze besluitvorming is afgerond op 17-11-2021
- voorbereidingskrediet van € 120.000 beschikbaar te stellen voor 2022
- 3,920 miljoen euro te reserveren in 2023, 200 en 100 (2024-2025)

Het project verkeert in de Verkenningsfase; Binnen de Verkenningsfase onderscheiden we, in overeenstemming met de Evaluatie Leidraad Grote Projecten,  de Definitie en Ontwerpfase (VO en DO).   

Definitiefase (120.000, Raadsbesluit mei 2022) :  
- Concept,  
- Operationeel Plan (businesscase),
- Programma van Eisen  

Ontwerpfase VO (Ntb; % van de totale bouwsom, Raadsbesluit nov 2022 ):
- Voorlopig Ontwerp
- Investeringsraming
- Risicoanalyse  

Definitief Ontwerp (Ntb de totale bouwsom, Raadsbesluit Q1 2023 DEF GO/NO GO):
- Investeringsraming
- Risicoanalyse

 Op basis van de verdeling in drie stappen wordt het risico op te hoge voorbereidingskosten beperkt en is de sturing door de raad maximaal.   

De aangestelde kwartiermaker vervult als directeur Schouwburg en directeur Mimik verschillende rollen en heeft de afgelopen maanden ook veel tijd moeten investeren om de gevraagde cijfers over 2021 en 2022 scherp te krijgen. Er is verloop in het personeel (ziekte en structureel) en er was met de op- en neergang van corona veel flexibiliteit noodzakelijk in het managen van de beiden voorzieningen. Inmiddels is gestart met het operationeel plan en de gewijzigde opzet van de businesscase DNK. Streven blijft dit medio mei aan te bieden aan de Gemeenteraad.

Op koers

De algemene uitvoering van het project vindt plaats binnen de gestelde kwalitatieve kaders. Een kwalitatief goed doordacht en breed gedragen cultureel- en zakelijk concept is leidend. Hier worden geen consessies op gedaan.

Op koers

Conform bovenstaand stappenplan voor de V-fase worden de beschikbare middelen ingezet voor de afronding van de Definitiefase. Daarna volgt een raadsbesluit waarin de begroting voor de Ontwerpfasen wordt meegenomen.  

Stand van zaken Financieel d.d. 15 maart 2022:  
resterend budget 105.275
realisatie 12.702
reeds verplicht Definitiefase 97.000 euro
Bij besluitvorming inzake de definitiefase zal aanvullend budget voor VO en DO-fase gevraagd worden.

Nee

Nee

Nee

Op koers

De inventarisatie voor een uitgebreide risicoanalyse onder begeleiding van de concern controller is gestart. De risicokaart is beschikbaar en bestaat uit 3 hoofdcategoriën:  

• Risico’s planvorming
• Risico’s bouw
• Risico’s exploitatie  

In de definitiefase van het project zijn de risico’s planvorming en risico’s exploitatie het meest actueel. De risicoanalyse zal gepresenteerd worden bij de besluitvorming medio mei.

Nee

Behoeft aandacht

Op koers

Bij de uitwerking van het concept DNK door de huidige directeur wordt extra ingezet op breed draagvlak binnen de eigen organisaties en binnen de key partners in de stad en in de Kien. Deze zijn gedefinieerd in een participatie & co-creatietraject betrokken stakeholders dat in de komende twee maanden wordt uitgevoerd. Hiervoor is onder aansturing van de directeur/kwartiermaker Yelow Concepts ingehuurd. Vanuit het programma Cultuur wordt gestuurd op samenwerking tussen de diverse culturele partijen. Vanuit de Kien wordt samenwerking tussen Kien partners en zakelijke partners gestimuleerd   

De beschikking ‘Vitaliteit van Steden; 1.6 miljoen voor fysieke projecten (parkeren en vergroenen) in de Kien’ is ontvangen. In 2022 start het uitgaven patroon met voorbereidende werkzaamheden (maximaal 64.000 euro). Vooruitlopend op de definitieve go/no go eind 2022 voor De Nieuwe Keizer schuilt hierin een beperkt risico. Het leeuwendeel van de 1.6 miljoen zal in 2023 en 2024 uitgegeven dienen te worden. De investering in De Nieuwe Keizer dient als co-financiering voor deze subsidie.